diagram atau grafik

Diagram Atau Gerapik

 Cara Membuat Diagram atau Grafik di Microsoft Excel,

Membuat Diagram atau Grafik di Microsoft Excel, Microsoft Excel yang saya gunakan adalah Microsoft Excel 2010, tapi jangan khawatir jika anda menggunakan Microsoft Excel 2007 langkah-langkahnya serupa dengan Microsoft Excel 2010. Gak pake lama, langsung aja yuk disimak.

Pertama buka Microsoft Excel, Lalu pilih Insert

Saat berada di Insert, ada beberapa pilihan diagram/grafik, pilihlah sesuai kebutuhan anda, dalam tutorial ini saya memilih diagram/grafik Column

Saat sudah memilih diagram/grafik Column anda akan mendapatkan beberapa pilihan lainnya, pilihlah sesuai keinginan anda. Jika sudah Excel akan menampilan area yang akan di buatkan diagram, area ini disebut Chart Area

Lalu anda bisa memilih warna untuk diagram/grafik anda

Masih ditempat yang sama, lalu pilih Select Data

Setelah memilih Select Data, Select Data akan menampilkan kotak Select Data Source

Lalu pilih Add, Excel akan menampilkan Edit Series, masukan nama untuk Series dan Values nya,

Lalu pilih Ok, anda bisa menambahkan diagram/grafik lainnya pada Select Data Source, caranya sama dengan cara pilih Add dan Excel akan menampilkan Edit Series, masukan nama untuk Series dan Values nya, maka akan menampilkan hasil seperti di bawah ini.

table pivot

Tabel Pivot

Cara Membuat Pivot 

Pivot Table merupakan sebuah tools pada aplikasi ms.excel yang digunakan untuk meringkas, menganalisis, serta mengeksplorasi data untuk disajikan menjadi sebuah laporan dalam bentuk tabel-tabel.

Fungsi pivot table ini adalah bertujuan agar sebuah data dapat disajikan secara ringkas berdasarkan parameter-parameter yang diberikan sesuai dengan kebutuhan data.

Dengan menggunakan pivot table diharapkan mempercepat analisa suatu data untuk mengambil suatu keputusan.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Membuat Pivot Table

Beberapa hal-hal berikut ini dapat berpengaruh pada saat membuat data dengan pivot table :

• Setiap data yang akan dilakukan pivot table harus berisi header, hal ini akan menyebabkan jika terdapat salah satu header dalam rentang sel /array yang dipilih tidak berisi judul, maka pembuatan pivot table tidak dapat dilakukan.
• Pivot table akan mengambil baris paling atas sebagai field yang akan digunakan untuk report.
• Kolom yang tersembunyi / hide akan tetap muncul pada field di pivot table field list.
• Baris yang tersembunyi akan tetap dihitung nilainya jika terdapat di dalam array yang dipilih sebagai sumber data.
• Pemilihan jenis data (value field settings) akan berpengaruh pada hasil nilai yang akan ditampilkan.

Cara Membuat Pivot Table

Untuk dapat membuat sebuah pivot table, sobat harus mempunyai data untuk dilakukan simulasi. Contoh data yang bisa digunakan untuk simulasi cara membuat pivot table, bisa dilihat pada gambar pivot table 1 dibawah ini.

Pivot Table 1

Contoh data diatas terdiri dari lokasi, nama customer, kode barang, jumlah, harga jual, dan total penjualan pada kolom A sampai kolom G.

Dari data-data tersebut akan disajikan jumlah dan total penjualan berdasarkan kode barang (kolom C) dengan menggunakan tools pivot table.

Langkah-langkah dalam membuat pivot table :

• Dari menu insert sobat pilih PivotTable pada kelompok table (disitu terdapat dua pilihan yaitu pivot table dan pivot chart), sobat pilih saja pada pivot table kemudian akan muncul form create pivot table.
• Pada select a table or range sobat silahkan blok data yang akan dilakukan pivot table (pada contoh simulasi ini adalah array A2:G14 yang dipilih).
• Kemudian pilih lokasi hasil pivot table akan ditempatkan pada choose where you want the PivotTable report to be place.  Disini terdapat 2 pilihan yaitu :

1. New worksheet apabila sobat ingin menempatkan hasil pivot table pada worksheet baru yang masih kosong .
2. Existing worksheet apabila sobat ingin hasil Pivot Table pada sheet yang sama dengan data yang akan di Pivot Table dengan memilih sel yang akan ditempatkan.

Jika pemilihan data dan penempatan data sudah dilakukan, sobat bisa tekan tombol ok untuk membuat dan memilih penyajian data pada pivotTable field list.

Hasil Pivot Table

Pada form PivotTable field list ini, sobat bisa memilih field-field atau item-item yang akan dipilih untuk disajikan dalam bentuk table.

Contoh pemilihan datanya sobat bisa lihat pada tampilan gambar pivot table 2 dibawah ini.

Pivot Table 2

Cara untuk memilih field /data yang akan digunakan adalah dengan mencentang field-field yang terdapat pada choose fields to add to report.

Field berdasarkan data yang akan dicari ditempatkan pada report filter / row labels / column labels sedangkan field yang akan dicari nilainya ditempatkan pada values.

Field-field pada data yang akan dicari sobat excel bisa pindahkan sesuai dengan keinginan data pivot table disajikan

• Report filter jika penyajian data terdapat filter.
• Row labels jika penyajian data dalam bentuk baris (seperti pada contoh diatas).
• Column labels jika penyajian data dalam bentuk kolom.

Selain memilih salah satu cara penyajian diatas, apabila ketentuan penyajian data lebih dari satu kriteria, sobat bisa memadukan penggunaannya.

Sedangkan pada values (field yang akan dicari nilainya) terdapat beberapa pilihan nilai yang akan disajikan. Secara default biasanya pencarian nilai ini adalah sum (berdasarkan jumlah nilai).

Kesimpulan

Dengan menggunakan tools pivot table pada excel, sobat bisa meringkas penyajian suatu data untuk mempermudah dalam melihat serta melakukan analisa terhadap suatu data

rumus dan fungsi

Rumus Dan Pungsi

A.Cara Menulis Rumus Excel

Sebelum mengenal  rumus-rumus excel 2007, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana menuliskan rumus excel agar bisa benar. 

Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung

1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 
2. Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan 
2. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
2. Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
3. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
4. Tekan tombol enter

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel.

Nah... bagaimana mudah bukan cara menuliskan rumus excel, jika Anda sudah mahir dalam menuliskannya sekarang mari Kita lanjutkan pembahasannya. 

Operator Matematika yang Sering Digunakan (Rumus Dasar)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

No	Operator	Fungsi	Contoh Penggunaan
1	+ (ikon plus)	Penjumlahan	=A1+A2
2	- (ikon minus)	Pengurangan	=A3-A4
3	* (ikon bintang)	Perkalian	=A5*A6
4	/ (ikon garis miring)	Pembagian	=A7/A8
5	^ (ikon caret)	Pangkat	=A9^2 (angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2
6	% (ikon persen)	Prosentase	=A1*10% (gunakan sesuai dengan kebutuhan)

Tabel Operator Matematika (Rumus Dasar Excel)

Tidak usah bingung, sekarang perhatikan gambar tabel yang ada dibawah ini.

Penjelasan Gambar Tabel Diatas :

1. Mengisi Kolom Diskon
Untuk mengisi kolom diskon berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan. 
• Klik pada kolom yang akan diisikan Diskon Rp. (pada contoh ini sel yang akan digunakan adalah G6, silahkan aktifkan kolom G6)
• Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan operator = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi)
• Kalikan kolom E6 dengan F6 untuk mengetahui hasil persennya, bentuk penulisannya adalah =E6*F6 
• Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat angka 30,000 pada kolom G6 tadi (30,000 adalah 20% dari 150,000)
• Untuk menghitung rumus Diskon Rp. selanjutnya, silahkan copy format dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga kolom G15.

Tips : Anda bisa langsung klik kolom yang akan dikalikan tanpa harus susah payah mengetik kolom yang akan dihitung satu persatu.

2. Mengisi Total Bayar
Nah setelah selesai mengisi kolom Diskon Rp. sekarang lanjutkan dengan mengisi kolom Total Biaya.
• Klik pada kolom yang akan diisikan Total Bayar (pada contoh ini sel yang akan digunakan adalah H6, silahkan aktifkan kolom H6)
• Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan operator = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi)
• Pada kolom H6 Kurangkan kolom Biaya (E6) dengan kolom Diskon Rp. (G6)  untuk mengetahui hasil pengurangannya, bentuk penulisannya adalah =E6-G6 
• Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat hasil 120,000 pada kolom Total Bayar yang pertama.
• Untuk menghitung rumus Total Bayar selanjutnya, silahkan copy format dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga kolom H15.

Tips : Untuk melanjutkan mengisi kolom jumlah di bawahnya (kolom H7 dst), kita cukup memblok cell yang telah berisi rumus operator perkalian, arahkan kursor ke pojok kanan bawah cell/kolom. Tunggu hingga kursor berubah menjadi ikon (+). Setelah itu, click dan tahan lalu drag/geser ke bawah. Dengan demikian, kita telah meng-copy rumus tadi dan telah disesuaikan perubahannya untuk kolom yang akan dikalikan lagi.

B. Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2. Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5. Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6. Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:

Contoh logika IF

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”.